Tổ chức hành nghề công chứng đầu tiên ở TP.HCM đạt chứng chỉ ISO 9001-2008

Văn phòng công chứng Gia Định tại TP.HCM được Văn phòng Chứng nhận chất lượng (BQC) Liên hiệp Các hội khoa học kỹ thuật Việt Nam (VUSTA) và Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF) cấp chứng nhận và công nhận đối với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Văn phòng công chứng Gia Định tại TP.HCM được Văn phòng Chứng nhận chất lượng (BQC) Liên hiệp Các hội khoa học kỹ thuật Việt Nam (VUSTA) và Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF) cấp chứng nhận và công nhận đối với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Giấy chứng nhận ISO 9001:2008 là giấy chứng nhận hệ thống chất lượng chứng minh năng lực quản lý của văn phòng trên các mặt sau: tổ chức cung ứng dịch vụ, phân công trách nhiệm, thực hiện các quy trình, quy phạm; cung cấp đầy đủ hồ sơ tài liệu, nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật, tuân thủ các quy chế về kiểm tra chất lượng theo những chuẩn mực quốc tế. Hệ thống quản lý chất lượng là hệ thống bao gồm tổ chức các quá trình làm việc liên quan đến chất lượng dịch vụ, những quy tắc điều hành và tác nghiệp, cơ sở hạ tầng và nhân lực. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong các cơ quan hành chính nhà nước là vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ hành chính công.

Hệ thống quản lý chất lượng giúp cho văn phòng phân tích yêu cầu của khách hàng sử dụng dịch vụ công chứng, xác định quá trình phục vụ được người yêu cầu công chứng chấp nhận và duy trì các quá trình đó trong điều kiện được kiểm soát. Hệ thống quản lý chất lượng là cơ sở cho việc cải tiến liên tục, ngày càng thỏa mãn các yêu cầu hợp pháp của khách hàng. Hệ thống quản lý chất lượng đem lại lòng tin cho khách hàng rằng Văn phòng Công chứng Gia Định cung cấp dịch vụ đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của họ.

Để được cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng Công chứng Gia Định phải:

● Xác định rõ nhu cầu của khách hàng, bản chất của quan hệ giao dịch cùng với quy định pháp lý cho các yêu cầu đó. Các quy định này đảm bảo sự an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của khách hàng (sắp xếp dịch vụ một cách chuẩn mực để đáp ứng yêu cầu của người yêu cầu công chứng).

● Tất cả văn bản công chứng phải đúng luật và thể hiện đúng nguyện vọng của khách hàng, không trái với đạo đức xã hội.

 Văn bản công chứng là chứng cứ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong hợp đồng giao dịch.

 Đối tượng của hợp đồng giao dịch phải có thật, không bên nào được ép buộc bên nào…

● Các yếu tố kỹ thuật, quản trị và con người từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khi trả kết quả phải được thực hiện theo kế hoạch đã định (lập quy trình tác nghiệp để thực hiện dịch vụ). Quy trình này luôn trong điều kiện được kiểm soát.

● Chuyển giao kết quả dịch vụ cho khách hàng phải đo lường được sự thỏa mãn của người yêu cầu công chứng theo tiêu chí: Nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật và đúng với thời gian dự định.

● Hệ thống quản lý chất lượng phải là công cụ đề phòng và phát hiện sai sót, xác định nguyên nhân, khắc phục nguyên nhân và đề phòng tình trạng tái hiện.

Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 người dân được hưởng các dịch vụ tốt hơn, chuẩn xác hơn, tiện nghi, sự đón tiếp trọng thị, ân cần hơn. Khách hàng được quyền lựa chọn công chứng viên thực hiện việc công chứng cho mình. Rút ngắn thời gian chờ đợi thực hiện yêu cầu công chứng nhằm giải quyết kịp thời các sinh hoạt cần thiết của người có yêu cầu.

Tính ưu việt của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được thể hiện rõ nét ở chỗ: Làm đúng ngay từ đầu, các bộ phận phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình thủ tục đã ban hành.

Mọi sự thay đổi của thủ tục quy trình phải được các công chứng viên và lãnh đạo văn phòng thông qua. Sự cam kết về chất lượng và quy tắc đạo đức nghề nghiệp được thấu hiểu và thông suốt từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khi trả kết quả cho khách hàng. Tất cả phải nghiêm túc thực hiện. Đồng thời có biện pháp khắc phục, phòng ngừa triệt để nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng giao dịch. Thường xuyên kiểm tra, giám sát để cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng nhằm phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.

Từ đầu năm đến nay gần 10.000 lượt khách hàng đến giao dịch tại văn phòng. Đặc biệt là sau khi văn phòng được cấp chứng nhận ISO 9001:2008 khách hàng lại càng tin yêu văn phòng hơn, đời sống của người lao động trong văn phòng được chăm lo và ổn định. Nộp ngân sách cũng tốt hơn. Văn phòng Công chứng Gia Định cam kết là chỗ dựa xứng đáng và tin cậy của khách hàng.

 

  • Tác giả bài viết: CẨM TÚ
 
© 2014 CÔNG CHỨNG GIA ĐỊNH. All rights reserved

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRẦN QUỐC PHÒNG
(Tên cũ: VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG GIA ĐỊNH)


Địa chỉ: 214/B2 Nguyễn Trãi, Phường Cư Trinh, Q1, Tp HCM
(Hẻm 214B Nguyễn Trãi)
Điện thoại: (+84)-28-62911116                              Fax: (+84)-28-629111169    
Email: congchunggiadinh@gmail.com               Website: www.congchunggiadinh.com

Thiết kế web NGÔI SAO SỐ Solutions
  • Đang truy cập: 5
  • Hôm nay: 1835
  • tháng này: 52721
  • Tổng lượt truy cập: 4169336