Đảm bảo an toàn pháp lý hơn cho khách hàng

Công chứng Gia Định là văn phòng công chứng đầu tiên của các tỉnh phía nam được cấp chứng chỉ ISO 9001:2008 Nhân dịp Văn phòng công chứng Gia định( VPCC) Gia Định vừa được cơ quan Chứng nhận chất lượng (BQC), Liên hiệp các Hội Khoa học kỹ thuật Việt Nam (VUSTA) và Diễn đàn công nhận Quốc Tế (IAF) cấp chứng nhận và công nhận đối với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, chúng tôi đã có cuộc trao đổi với ông Trần Quốc Phòng, Trưởng VPCC Gia Định, về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý này với hoạt động của một tổ chức hành nghề công chứng nói chung và VPCC Gia Định nói riêng. Khách hàng được hưởng lợi gì?...
Công chứng Gia Định là văn phòng công chứng đầu tiên của các tỉnh phía nam được cấp chứng chỉ ISO 9001:2008
Nhân dịp Văn phòng công chứng Gia định( VPCC) Gia Định vừa được cơ quan Chứng nhận chất lượng (BQC), Liên hiệp các Hội Khoa học kỹ thuật Việt Nam (VUSTA) và Diễn đàn công nhận Quốc Tế (IAF) cấp chứng nhận và công nhận đối với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, chúng tôi đã có cuộc trao đổi với ông Trần Quốc Phòng, Trưởng VPCC Gia Định, về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý này với hoạt động của một tổ chức hành nghề công chứng nói chung và VPCC Gia Định nói riêng. Khách hàng được hưởng lợi gì?...
Đảm bảo an toàn pháp lý
PV. Xin ông cho biết Giấy chứng nhận ISO có giá trị như thế nào đối với hoạt động của một VPCC? Tại sao  dịch vụ hành chính công lại cần đến nó?
 
Ông Trần Quốc Phòng:
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong các cơ quan hành chính Nhà nước là vô cùng quan trọng đặc biệt là lĩnh vực Dịch vụ hành chính công.

 
Ông Trần Quốc Phòng - Trưởng Văn phòng Công chứng Gia Định - TP.HCM
 
Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ Phan Văn Khải ban hành quyết định số 144/2006/TTg về việc áp dụng  hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính Nhà nước.
 
Ngày 30/9/2009 Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng lại ký tiếp Quyết định số 118/2009/TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Trong cơ quan hành chính Nhà nước như Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND Tỉnh-Thành phố, UBND Quận-Huyện, Các cơ quan chuyên môn thuộc Tỉnh, Huyện… Đây là phiên bản mới nhất của bộ tiêu chuẩn ISO.
 
VPCC Gia Định là một tổ chức dịch vụ hành chính công-một tổ chức chuyên môn trong lĩnh vực Bổ trợ Tư pháp do Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố ra quyết định thành lập.
 
Việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là thực hiện quyết định của Thủ tướng Chính phủ-Một vấn đề then chốt trong chiến lược cải cách tư pháp của Đảng và Nhà nước. Hệ thống quản lý chất lượng giúp cho Văn phòng phân tích yêu cầu của khách hàng sử dụng dịch vụ công chứng, xác định quá trình phục vụ được người yêu cầu công chứng chấp nhận và duy trì các quá trình đó trong điều kiện được kiểm soát. Hệ thống quản lý chất lượng là cơ sở cho việc cải tiến liên tục, ngày càng thỏa mãn các yêu cầu hợp pháp của khách hàng. Hệ thống quản lý chất lượng đem lại lòng tin cho khách hàng. VPCC Gia Định cung cấp dịch vụ đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của họ.
 
Để được cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 VPCC Gia Định phải đáp ứng các điều kiện gì?
- Đó là các điều kiện như:
 
- Xác định rõ nhu cầu của khách hàng, bản chất của quan hệ giao dịch cùng với qui định pháp lý cho các yêu cầu đó. Các qui định này đảm bảo sự an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của khách hàng (sắp xếp dịch vụ một cách chuẩn mực để đáp ứng yêu cầu của người yêu cầu công chứng).
- Tất cả văn bản công chứng phải đúng luật và thể hiện đúng nguyện vọng của khách hàng, không trái với đạo đức xã hội.
- Văn bản công chứng là chứng cứ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong hợp đồng giao dịch
- Đối tượng của hợp đồng giao dịch phải có thật, không bên nào được ép buộc bên nào…
- Các yếu tố kỹ thuật, quản trị và con người từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khi trả kết quả phải được thực hiện theo kế hoạch đã định (Lập qui trình tác nghiệp để thực hiện dịch vụ). Qui trình này luôn trong điều kiện được kiểm soát.
- Chuyển giao kết quả dịch vụ cho khách hàng phải đo lường được sự thỏa mãn của người yêu cầu công chứng theo tiêu chí: Nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật và đúng với thời gian dự định.
- Hệ thống quản lý chất lượng phải là công cụ đề phòng và phát hiện sai sót, xác định nguyên nhân, khắc phục nguyên nhân và đề phòng tình trạng tái hiện.
Một buổi sinh hoạt nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên Văn phòng Công chứng Gia Định - TPHCM
Khách hàng hưởng dịch vụ tốt hơn
 
PV: Người yêu cầu Công chứng được hưởng lợi gì khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thưa ông?
 
Ông Trần Quốc Phòng:
Được nhiều chứ, chẳng hạn, người yêu cầu công chứng sẽ được hưởng các dịch vụ tốt hơn, chuẩn xác hơn, tiện nghi, sự đón tiếp trọng thị, ân cần hơn. Khách hàng được quyền lựa chọn công chứng viên thực hiện việc công chứng cho mình. Rút ngắn thời gian chờ đợi thực hiện yêu cầu công chứng nhằm giải quyết kịp thời các sinh hoạt cần thiết của người có yêu cầu.
Tính ưu việt của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được thể hiện rõ nét nhất ở chỗ: làm đúng ngay từ đầu, các bộ phận phải tuân thủ nghiêm ngặt các qui trình thủ tục đã ban hành. Mọi sự thay đổi của thủ tục qui trình phải được các công chứng viên và lãnh đạo văn phòng thông qua. Sự cam kết về chất lượng và qui tắc đạo đức nghề nghiệp được thấu hiểu và thông suốt từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khi trả kết quả cho khách hàng, tất cả phải nghiêm túc thực hiện. Đồng thời có biện pháp khắc phục, phòng ngừa triệt để nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng giao dịch. Thường xuyên kiểm tra, giám sát để cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng-nhằm phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.
 
Từ đầu năm đến nay gần 10.000 lượt khách hàng đến giao dịch tại văn phòng chúng tôi. Đặc biệt là sau khi văn phòng được cấp chứng nhận ISO 9001:2008 khách hàng lại càng tin yêu chúng tôi hơn, đời sống của người lao động trong văn phòng được chăm lo và ổn định hơn. Nộp ngân sách cũng tốt hơn-Thật là một điều hạnh phúc-còn gì vui hơn thế nữa.
 
Được biết ông từng là một nhà doanh nghiệp, một luật sư lâu năm kinh nghiệm và là giảng viên khoa luật sư-của Học viện Tư pháp và đã thành đạt trên các lĩnh vực này, nay chuyển sang hành nghề Công chứng ông thấy các lĩnh vực mà ông đã kinh qua giúp ích gì cho công việc mới này?
- Nhà báo dùng từ “Hoành tráng và to tát quá”. Nghề luật sư thì rõ rồi, cái gì có lợi cho thân chủ mà đúng luật là tôi làm. Tham gia đào tạo luật sư tại Học viện Tư pháp- Nơi “ Cửa khổng- sân trình”,có lắm niềm vui cũng không ít những bi hài. Tuy nhiên tôi có thêm nhiều đồng nghiệp-họ từng là học trò bây giờ là luật sư có nhiều em rất giỏi. Tôi mang ơn họ, chia sẻ những khó khăn của Nghề luật sư. Đây cũng là nguồn khách thủy chung của Văn phòng. Đã từng điều hành một doanh nghiệp kinh doanh XNK nhiều năm, với tôi: khách hàng là thượng đế, họ là người trả lương cho Văn phòng chúng tôi. Tôi cũng hiểu được nỗi lo, trăn trở của người đứng đầu doanh nghiệp trước áp lực cạnh tranh khốc liệt của thị trường-luôn phải tính toán sao cho kinh doanh có hiệu quả tránh rủi ro trong từng Hợp đồng cụ thể. Công chứng giúp Doanh nghiệp an tâm hơn trong hợp đồng vay vốn, góp vốn, thế chấp…. Tôi nhớ mới đây có một giao dịch bằng kinh nghiệm của mình Văn phòng tư vấn và chứng nhận giúp cho Doanh nghiệp tránh được rủi ro gần một trăm tỷ đồng. Tất nhiên là phải làm đúng luật. Đây cũng là niềm vui của tôi khi hành nghề công chứng.
 
Xin chân thành cảm ơn ông!
 
Quản lý đơn giản nhưng hiệu quả
 
“ISO” là chữ viết tắt của “International Organifation For Standardifation” (Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế) được thành lập năm 1946 với sự tham gia của gần 100 nước trên thế giới nhằm mục đích soạn thảo một số tiêu chuẩn chung về sản xuất dịch vụ… Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 ra đời năm 1994 nêu ra những yêu cầu đạt được trong hệ thống quản lý của một tổ chức dịch vụ, trong đó xây dựng những qui trình tổ chức quản lý và tác nghiệp vừa đơn giản vừa hữu hiệu- Đặc biệt trong lĩnh vực hành chính công với các tổ chức hành nghề công chứng.
 
Giấy chứng nhận ISO 9001:2008 là một loại giấy chứng nhận hệ thống chất lượng chứng minh năng lực quản lý của Văn phòng trên các mặt như: Tổ chức cung ứng dịch vụ, Phân công trách nhiệm, thực hiện các qui trình, qui phạm, cung cấp đầy đủ hồ sơ tài liệu, nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật, tuân thủ các qui chế về kiểm tra chất lượng theo những chuẩn mực quốc tế.
 
Bài và Ảnh: Hoàng Nhân
  • Tác giả bài viết: Bài và Ảnh: Hoàng Nhân
 
© 2014 CÔNG CHỨNG GIA ĐỊNH. All rights reserved

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRẦN QUỐC PHÒNG
(Tên cũ: VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG GIA ĐỊNH)


Địa chỉ: 214/B2 Nguyễn Trãi, Phường Cư Trinh, Q1, Tp HCM
(Hẻm 214B Nguyễn Trãi)
Điện thoại: (+84)-28-62911116                              Fax: (+84)-28-629111169    
Email: congchunggiadinh@gmail.com               Website: www.congchunggiadinh.com

Thiết kế web NGÔI SAO SỐ Solutions
  • Đang truy cập: 9
  • Hôm nay: 466
  • tháng này: 48322
  • Tổng lượt truy cập: 4164937